Jak kierować firmą zdalnie? Digital nomading w naszym wydaniu.
Zdarza nam się, że zostawiamy nasze przytulne gniazdko i wybywamy w bliższe lub dalsze kraje na kilka tygodni, a czasami na kilka miesięcy. Niestety urzędów i kontrahentów nie obchodzi to, że nas nie ma, więc wszystkim trzeba kierować zdalnie. Co więc zrobić, jeśli chcesz bezstresowo podróżować?
Przygotowałem listę, która mam nadzieję pomoże Ci w przygotowaniach! Daj znać w komentarzu dokąd planujesz wyjechać, na jak długo i czy lista się przydała.
- https://epuap.gov.pl Stworzenie profilu zaufanego, wymagane jest podpisanie w placówce banku, dzięki niemu możemy załatwić część spraw urzędowych online i wykonać logowania do kolejnych usług urzędowych:
- https://www.zus.pl/pue/rejestracja Platforma Usług Elektronicznych ZUS – pomocne np. podczas zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń, można też wygenerować i odebrać zaświadczenie o niezaleganiu. W teorii można podpisać za pomocą profilu zaufanego, niestety w praktyce nie zawsze to działa, wówczas jednorazowo trzeba pofatygować się do oddziału i podpisać.
- Poczta Polska:– W placówce: upoważnienia do odbioru korespondecji kierowanej do nas imiennie dla 2 zaufanych osób
– W placówce: upoważnienia do odbioru korespondecji kierowanej do nas na firmę dla 2 zaufanych osób (niestety nawet w chwili, gdy prowadzimy jednoosobową działalność gospodarczą w naszym adresie zamieszkania, kontrahenci lubią pomijać imię i nazwisko pisząc samą nazwę firmy, wówczas Pani na poczcie może nie wydać osobie na upoważnienie osobowe, dlatego drugie upoważnienie wypełnione pełnymi danymi firmowymi jest kluczowe)
– https://eformularze.poczta-polska.pl/eawizo/ Elektroniczne awizo – jest to usługa polegająca na tym, że na nasz adres email lub nr telefonu komórkowego jest wysłany mail/sms w chwili gdy w naszej skrzynce pojawia się awizo. Dzięki temu możemy monitorować i zlecać upoważnionym osobom odbieranie korespondecji na poczcie, nawet jeśli nikt nie sprawdzi skrzynki.
– https://eformularze.poczta-polska.pl/rdoskrzynki/ Polecony do skrzynki – jest to usługa, która pozwala nie fatygować naszej zaufanej osoby za każdym poleconym na pocztę i stanie w kolejkach. Polecony po prostu jest umieszczany w naszej skrzynce przez listonosza. Po wypełnieniu wniosku online należy jeszcze nakleić na skrzynkę niebieską literkę R (naklejki dostępne na poczcie). Nie ma co martwić się, o to, że coś ważnego do nas nie dotrze, gdyż wszystkie pisma z Urzędu Skarbowego czy sądów zawsze są wysyłane za potwierdzeniem odbioru, a takie muszą zostać pokwitowane przy odbiorze. - https://www.finanse.mf.gov.pl Portal podatkowy Ministerstwa Finansów za pośrednictwem, którego można złożyć pełnomocnictwo ogólne – u nas np. jest to osoba zajmująca się księgowością, to pełnomocnictwo pozwala np. podpisać wnioski do urzędu skarbowego, złożyć wyjaśnienia i komunikować się z Urzędami czy złożyć PIT w naszym imieniu bez konieczności naszego podpisu.
- https://prod.ceidg.gov.pl/ Aktualizacja wniosku w CEIDG – dodaj pełnomocnika, na wypadek, gdyby potrzebne było wprowadzenie zmian w CEIDG.
- Skontaktować się z zaprzyjaźnionym radcą prawnym/adwokatem na wszelki wypadek, aby mieć po porstu kogoś zaufanego, a nie szukać w chwili gdy będzie to potrzebne. Pełnomocnictwo wypełnia się na konkretną sprawę więc tutaj nie da się wcześniej udzielić pełnomocnictwa, no chyba że in blanco
- Ustalenie obiegu dokumentów i przesyłek, czyli jeśli są dokumenty papierowe, kto i jak będzie je wysyłać do księgowości, a jeśli są elektroniczne ustalić z księgowością, aby wydruk faktur odbywał się u nich. Tutaj mogą przydać się:
– https://www.envelo.pl/ gdy musisz cokolwiek wysyłać pocztą listem, a nie chcesz przekazywać tego zadania komuś możesz skorzystać z tej usługi. Czyli wysyłasz fizyczny papierowy list np. fakturę całkowicie za pośrednictwem Internetu. Przyznam, że nie musieliśmy z tego korzystać, ale mieliśmy to jako koło ratunkowe na wszelki wypadek.
– https://sendit.pl gdy potrzebujesz nadać kurierem. Płacisz jedynie za wysłane paczki, do wyboru masz kilka firm kurierskich (DPD, UPS, FedEx itp.) Możesz np. umówić kuriera, aby odebrał dokumenty od zaufanej osoby i zawiózł je do księgowości. Wówczas wysyłasz jedynie osobie nadającej list przewozowy, który nakleja na paczkę i gotowe. Na drugi dzień paczka jest u adresata. - https://dropbox.com lub https://www.google.com/drive/ Założenie konta na chmurze danych, na którą będziemy np. gromadzić comiesięczną dokumentację do księgowości, zdjęcia i filmy z podróży itd.
- Gdy podróżujesz poza UE polecam wyłączyć roaming danych u operatora, bo i tak kupisz kartę na miejscu, a gdy pociągniesz Internet z obcej sieci będzie na Ciebie czekać solidna niespodzianka na rachunku 🙂 Można oczywiście wyłączyć też transfer danych w telefonie, ale u operatora to pewniejsza opcja.
- Złożenie gdzie tylko jest to możliwe próśb/dyspozycji o wysyłanie faktur na maila.
- Zostawienie kluczy do skrzynki pocztowej rodzinie/sąsiadom/współpracownikom i zorganizowanie regularnego jej sprawdzania.
Kochani, życzę Wam owocnego Digital Nomadingu i spełniania marzeń!
Jak wyjazd połączony z pracą sprawdził się u nas? Posłuchaj o tym w odcinku podcastu: JP 008: Digital Nomading z dzieckiem – przeżyliśmy to!
Kamil
